ITメモ

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マスターに添付されたファイルを自動でSales文書へ添付する

Business CentralでSales(販売)や Purchase(購買)の文書(Sales Quote、Sales Orderなどの伝票)に添付ファイルの添付の仕方について。

Sales(またはPurchase) Order等の文書(伝票)を開き、左の情報ボックスにあるAttachmentエリアにファイルを添付できます。注文の内容に応じて、文書を変える場合はそれで対応する方法になります。Customerごとに決まった添付ファイルを付けたい場合、Customerにファイルを添付して、それを毎回Salesの文書(Sales Quote・Orderなど)に自動で添付する方法があります。

1. Customerにファイルを添付します。

得意先マスターに文書を添付

File Attachment on Customer Card

Flow to Sales Trxにチェックを入れます。もしSalesの文書に自動で添付する必要がない場合、チェックは入れません。

 

2. Sales文書を作成します。1.で添付したCustomerでSales Quote作成します。

販売見積のDocuments Attachmentにファイルが自動で添付

File attached on Documents Attachment on Sales Quote

Documents Attachedに、Customerマスタで添付したファイルが自動で添付されます。決まったファイル添付であれば、自動で添付させることができます。

これはItemマスタでも同様です。Itemマスタに文書を添付し、同様に「Flow to Sales Trx」にチェックを入れます。

品目マスタにファイルを添付し、Flow to Sales Trxを有効化

File Attached with Flow to Sales Trx enabled on Item Card

ファイルを添付したItemをSales Quoteに追加します。Itemの追加はLineエリアになるので、Sales Quoteのサブフォームエリアです。Documents AttachedのDocumentsは、ヘッダー部の添付ファイル数です。

品目を販売見積ラインに追加。Documents Attachedにはヘッダーの添付ファイル

Add Item on Sales Quote Line

添付すると、左の情報ボックス内に添付されたことがわかります。

販売見積ラインの添付にファイルが添付される

Documents on Attachments in Sales Line Details

確認するとItemマスタ側で添付されたファイルが、同様に添付されたことがわかります。

販売見積に添付された品目で添付したファイルの確認

Confirm the file attached on Item on Sales Quote Info box

このSales QuoteをSales Orderに変換すれば、添付したファイルもSales Orderへそのまま添付されます。

添付文書付き受注の作成

Sales Order with Attached Files

設定を行えば、PurchaseやServiceでも同様の動作です。